Las cuatro "pes" de una gestión eficiente de compras

24 junio 2011 por Vicente Segura - Dossier Empresarial


En una coyuntura difícil, el desgaste de los equipos directivos aumenta y cada vez resulta más difícil encontrar nuevas oportunidades de optimización de costes, mejora de procesos, o reducción del gasto. ¡Pero no todo van a ser malas noticias! Uno de los aspectos positivos que nos deja esta crisis es el impulso al área de Compras, un departamento históricamente relegado a un segundo plano, con la excepción de algunos sectores, como la automoción, que ya desde hace años la considera como función estratégica. Los directivos y equipos de compras han accedido así a roles más importantes, que reconocen su papel como vital para la optimización de costes y, por tanto, para la rentabilidad.

Aun así, este primer paso en el desarrollo del área de compras (mayor tamaño del equipo de compras y gestión de familias de compras históricamente delegadas en otras áreas), ha de tener su continuidad para no estancarnos en la negociación de precios y en la contención del gasto. Para afrontar este difícil reto, hay cuatro 'pes' o herramientas clave que nos permitirán evolucionar hacia una gestión más eficiente de las compras:

1.- Planificación de compras: el punto de partida es la segmentación de las familias de compras y su análisis estratégico para la compañía. Es necesario un presupuesto detallado y exhaustivo del gasto en compras que nos facilite dos aspectos clave de la gestión: 1) monitorizar las variables clave que impactan en el coste de adquisición (precio, cantidad y servicio), y 2) tener una visión a medio y largo plazo de las compras de la compañía y de las grandes partidas de gasto. Así llegaremos a la herramienta clave, el 'Plan de Compras' anual, y asignaremos los recursos con el objetivo de potenciar la optimización en las familias de compras más importantes, o allí donde el gasto es mayor o hay mayor potencial de ahorro.

2.- Previsión y anticipación del riesgo: las condiciones varían muy rápido y cambian en función de factores externos difíciles de controlar. Es fundamental que nos anticipemos y vigilemos los riesgos potenciales de nuestros proveedores (su organización, solvencia financiera) para poder anticipar posibles situaciones desagradables.

3.- Promoción y marketing de compras: vivimos nuevas formas en la relación y la negociación con los proveedores. Si antes era el proveedor el que 'vendía' su empresa, hoy en día es el comprador el que utiliza las técnicas de promoción. Se hace imprescindible buscar fórmulas innovadoras para evitar caer en la «negociación tradicional del precio», que, en muchos casos, ha erosionado la relación con nuestros proveedores. Hoy es el comprador el 'vendedor' de su propia empresa, con el objetivo de generar ese «interés de colaborar con nosotros por parte del proveedor» y obtener así las mejores condiciones.

4.- Profesionalización del equipo de compras: cada vez es más importante disponer de perfiles capaces de desarrollar procesos eficientes de licitación y contratación, que tengan la capacidad de maximizar el esfuerzo y el tiempo y los recursos económicos invertidos en el proceso de compra, y orientados hacia los dos factores clave: a) equilibrio entre el coste de adquisición y la calidad y el servicio, y b) la integración del partner más idóneo para acompañarnos en nuestro desarrollo. El comprador ya no es un actor pasivo, sino una persona con capacidad creativa e innovadora. Agotada la reducción del precio, debe aflorar el auténtico comprador, buscando soluciones innovadoras más allá de la necesidad de la compra, planteándose cambios radicales de producto o del modelo de contratación, a la vez que son capaces de convencer y liderar equipos transversales hacia los cambios planteados.

Si somos capaces de ofrecer todo esto habremos conseguido dos cosas muy importantes: 1) renovarnos y evolucionar como profesionales de compras, y 2) impulsar el desarrollo de la función de compras y aportar un valor diferencial a nuestras empresas.


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